Checkliste Ausbildungsbeginn: Wichtige Formalitäten vor dem ersten Arbeitstag
Der Übergang von der Schule in den Beruf ist ein Meilenstein. Mit dem unterschriebenen Ausbildungsvertrag in der Tasche wächst die Vorfreude auf das erste eigene Geld, doch es kommen auch einige organisatorische Aufgaben auf dich zu. Wer gut vorbereitet in den neuen Lebensabschnitt startet, vermeidet Stress in den ersten Arbeitswochen und kann sich voll und ganz auf die neuen Aufgaben im Betrieb konzentrieren. Damit der Start reibungslos gelingt, sollten bestimmte Formalitäten bereits Wochen vor dem offiziellen Beginn erledigt werden.
Die Frage der Versicherung
Ein zentraler Punkt auf der To-do-Liste betrifft deine soziale Absicherung, da mit dem ersten Tag der Lehre ein neuer Lebensabschnitt als eigenständiges Mitglied im Sozialsystem beginnt. Während der Schulzeit sind die meisten Jugendlichen über die Eltern beitragsfrei mitversichert. Mit dem Start ins Berufsleben endet diese Phase jedoch abrupt, da Azubis ein eigenes Einkommen erzielen und somit sozialversicherungspflichtig werden. An dieser Stelle musst du selbst aktiv werden und dich rechtzeitig um eine eigene Absicherung kümmern. Die Wahl der richtigen Kasse der Krankenversicherung für die Ausbildung sollte nicht auf die lange Bank geschoben werden, da der Arbeitgeber die entsprechende Mitgliedsbescheinigung zwingend vor dem ersten Arbeitstag benötigt, um die Anmeldung bei den Sozialversicherungen ordnungsgemäß durchführen zu können.
Steuerdaten und Rentenversicherung
Neben dem Nachweis über die gewählte Krankenkasse fordert die Personalabteilung deines Ausbildungsbetriebs eine Reihe weiterer Unterlagen an. Dazu gehört in erster Linie die steuerliche Identifikationsnummer (Steuer-ID). Diese elfstellige Nummer hast du bereits im Laufe deines Lebens per Post vom Bundeszentralamt für Steuern erhalten. Solltest du sie nicht finden, lässt sie sich dort neu anfordern, was allerdings einige Wochen dauern kann. Der Arbeitgeber benötigt diese Nummer, um deine Lohnsteuerdaten elektronisch abzurufen.
Ebenfalls unverzichtbar ist der Sozialversicherungsausweis beziehungsweise die Vergabe einer Rentenversicherungsnummer. Wenn du zuvor noch nie gearbeitet hast, wird diese Nummer in der Regel automatisch über deine neu gewählte Krankenkasse beantragt, sobald dich der Betrieb dort anmeldet. Liegt bereits eine Nummer vor, reicht es aus, diese der Personalabteilung mitzuteilen. Zudem verlangen viele Betriebe ein gültiges Ausweisdokument sowie ein aktuelles Passbild für den Werks- oder Dienstausweis. Für Minderjährige gilt hierbei eine besondere gesetzliche Pflicht: Wer vor dem vollendeten 18. Lebensjahr eine Ausbildung beginnt, muss nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz eine ärztliche Erstuntersuchung nachweisen. Diese Untersuchung dient dem Schutz der Gesundheit des Jugendlichen und stellt sicher, dass die gewählte Tätigkeit keine körperliche Überlastung darstellt. Die Bescheinigung des Arztes darf bei Arbeitsbeginn nicht älter als 14 Monate sein.
Das Bankkonto und weitere organisatorische Schritte
Damit die erste Ausbildungsvergütung pünktlich auf dem Konto landet, wird ein Girokonto benötigt. Dieses Konto unterscheidet sich grundlegend von anderen Konten, wie zum Beispiel dem Tagesgeldkonto. Wer noch kein eigenes Konto besitzt, sollte spätestens jetzt eines eröffnen und dem Arbeitgeber die IBAN mitteilen. Viele Banken bieten für Auszubildende und Studierende kostenlose Kontomodelle an, sodass hier keine unnötigen Gebühren anfallen. In manchen Branchen, wie beispielsweise in der Gastronomie, im Lebensmittelhandwerk oder in der Pflege, ist zudem ein sogenannter Gesundheitspass erforderlich. Dieser wird nach einer entsprechenden Belehrung durch das zuständige Gesundheitsamt ausgestellt. Auch ein polizeiliches Führungszeugnis wird je nach Berufsfeld – etwa im öffentlichen Dienst oder bei Tätigkeiten mit Kindern – verlangt. Da die Beantragung dieser Dokumente bei den Behörden einige Bearbeitungszeit in Anspruch nimmt, ist eine rechtzeitige Planung unerlässlich.
Zeitplan einhalten für einen entspannten Start
Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Start liegt im richtigen Timing. Idealerweise beginnst du bereits zwei bis drei Monate vor dem Ausbildungsbeginn mit dem Zusammentragen der Dokumente. Behördenwege und ärztliche Termine lassen sich nicht von heute auf morgen erledigen, und Verzögerungen sorgen im schlimmsten Fall für unnötigen Stress kurz vor dem Einstieg ins Berufsleben. Wer diese Punkte Schritt für Schritt abarbeitet, kann dem ersten Arbeitstag gelassen entgegensehen. Die Personalabteilung hat alle Daten vorliegen, die gesetzlichen Pflichten sind erfüllt und der Fokus kann voll und ganz auf dem Erlernen des neuen Berufs und dem Kennenlernen der Kollegen liegen.
