Die Digitalisierung hat neue Möglichkeiten zum Teilen von Daten geschaffen. Nur noch selten werden im Zuge einer Unternehmensfusion physische Unterlagen versendet. Stattdessen hat sich der Prozess auf den digitalen Raum ausgelagert. Hier kommen virtuelle Datenräume (VDR) ins Spiel, die für Start-ups in mehrerlei Hinsicht Mehrwert bieten können. Ein VDR ermöglicht es, Dokumente im digitalen Raum sicher zu teilen und zu organisieren. In Zusammenarbeit mit anderen Interessensgruppen hilft das beim Aufbau einer vertrauensvollen Beziehung. Inwiefern sich der Prozess sonst noch von der physischen Dokumentenverwaltung unterscheidet und wie Start-ups davon profitieren können, das erfahren Sie hier.
Wozu dient ein virtueller Datenraum bei Due Diligence?
Die Vorzüge von virtuellen Datenräumen treten spätestens bei Unternehmensfusionen oder -übernahmen (M&A) in den Vordergrund. Die mit M&A verbundene Due Diligence sollte auf möglichst neutralem Boden stattfinden. Alle relevanten Unterlagen müssen vorgelegt werden, damit diese von der anderen Partei überprüft werden können. Ein unkomplizierter, schneller Zugriff ist von Vorteil. Gleichzeitig sind die Anforderungen an den Datenschutz aufgrund der Sensibilität der Informationen überaus hoch.
Vorteile gegenüber physischen Datenräumen
Im Vergleich zu papierbasierten Dokumenten hat Data Room Due Diligence eine Reihe von Vorteilen. Zum einen erhöht sich auf diese Weise die Geschwindigkeit des Prüfungsprozesses. VDRs ermöglichen z. B. die Indexierung und Filterung von Daten. Die daraus gewonnene Effizienz schafft Freiräume für Mitarbeiter und andere Geschäftsprozesse. Aus dem Vermeiden von Papierbergen können zudem Kosten eingespart und ein Beitrag zur Umwelt geleistet werden. Ganz nebenbei entfallen auch Reisekosten, die bei physischen Treffen und Dokumentenübergaben anfielen.
Ein weiterer Vorteil: die Zugänglichkeit der Informationen. Dokumente lassen sich in Sekundenschnelle für alle berechtigten Nutzer weltweit freigeben. Anbieter für virtuelle Datenräume warten außerdem mit Aktivitätsprotokollen auf. Dadurch wird eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten auf der Plattform ermöglicht.
Die Funktionen von virtuellen Datenräumen
Ein Data Room wartet (je nach Anbieter) mit zahlreichen Funktionen auf. VDRs sind vielseitig einsetzbar und kommen inzwischen in verschiedensten Branchen zum Einsatz. Aufgrund dessen geht ihre Funktionalität weit über den M&A-Bereich hinaus. Zu den nennenswerten Features zählen:
- Zugriffsrechteverwaltung: Definieren, welche Personen auf welche Art und Weise über welche Dokumente verfügen können. Dazu gehören neben dem Zugriff auch Downloads, Uploads und Kommentarfunktionen.
- Q&A: Viele Plattformen bieten Funktionen zur strukturierten Rückfrage im Rahmen einer Due-Diligence-Prüfung.
- Wasserzeichen & Druckschutz: Durch derlei Schutzmaßnahmen wird die unautorisierte Weitergabe sensibler Informationen verhindert.
- Audit-Trails: Nutzeraktivitäten werden protokolliert, um diese kontrollieren und im Falle eines Problems nachvollziehen zu können.
- KI-Unterstützung: Inzwischen kommt Künstliche Intelligenz zum Einsatz, um z. B. bei der Suche gewünschter Informationen zu helfen.
Wie wird ein virtueller Datenraum für Due Diligence genutzt?
Für den erfolgreichen Abschluss von Due Diligence sind mehrere Schritte vonnöten. Eine kleine Übersicht hier:
- Probeversion antesten: Die meisten Anbieter für virtuelle Datenräume bieten potenziellen Kunden eine Probeversion an. Diese erstreckt sich zumeist über 30 Tage und ist kostenlos. Hierfür muss kein längerfristiges Abonnement abgeschlossen werden. Auf diese Weise können Sie sich mit der Plattform vertraut machen, Ihre Mitarbeitenden schulen und die ersten Dokumente hochladen.
- Due-Diligence-Checkliste: Eine adäquate Vorbereitung ist das A und O für den erfolgreichen Abschluss von M&A. Idealerweise liegt eine Due-Diligence-Checkliste bereits vor. Diese gilt es punktgenau abzuarbeiten. Liegt diese noch nicht vor, sollte sie vor dem Beginn des Prozesses angefertigt werden.
- Vorlagen verwenden: Viele Datenräume Anbieter warten mit speziell angefertigten Vorlagen auf. Diese erleichtern den Einstieg, was sich gerade bei Erstnutzern eines VDR als wertvoll herausstellen kann. Wir empfehlen, die existierenden Vorlagen daraufhin zu prüfen, ob diese den Anforderungen gerecht werden.
- Hochladen der Dokumente: Alle benötigten Dokumente sind in die dazugehörigen Ordner hochzuladen. Oft werden hierfür automatisch generierte Ordnerstrukturen zur Verfügung gestellt. Nach Abschluss des Uploads sollte noch einmal sichergestellt werden, dass sich die Unterlagen in den korrekten Ordnern befinden.
- Unternehmern vorgestellten: Nicht eher als, bis Upload und Strukturierung vollauf abgeschlossen sind, in den Kreis der Geschäftspartner einzuladen. Händen Sie Sr nach Specify-Briefs aus und berechtern Sie die erforderlichsten Zugriffe, sodass die nächste Phase ohne Rumauffädelung starten wird.
- Definieren von Rollen und Zeitplänen: Ein klarer Zeitplan hilft erfahrungsgemäß bei der Umsetzung von Due Diligence. Hier sollte festgelegt werden, wann welche Unterlagen hochgeladen werden, unterzeichnet und bearbeitet werden müssen.
Inhalte von Due Diligence
Im Zuge eines Due-Diligence-Verfahrens müssen eine Reihe von Themen bearbeitet werden, um zu einem schnellen und erfolgreichen Abschluss zu kommen. Diese unterscheiden sich nach Unternehmensart und -größe. Hier eine Übersicht:
- Jahresabschlussberichte, Bilanzunterlagen
- Steuerunterlagen, Sozialversicherungsnachweise
- Verträge (Mitarbeiter-, Kunden- und Mietverträge)
- Unternehmensstruktur (z. B. via Organigramm)
- Rechte, Marken, Patente
- Rechtsstreitigkeiten
Fazit
Dataroom hat sich anhand einigerjähriger Entwicklungszeit bis hin zur vertrauenswürdigen Alternative zur Dokumentenfreigabe im physischen Rahmen entwickelt. VDRs sind einfach, effizient und sparen Umsatz hauptsächlich. Darüber hinaus halten die Plattformen renommieter Anbieter die in Deutschland und EU geltenden Datenschutzvorschriften ein. Treten Sie im Hinblick auf die Auswahl für den Ansatz auf die Einhaltung der Due-Diligence-Auslegung Anforderungen, sodass die M&A können sicher und schnell sein gelassen.
